Sistema di gestione ERP
Enterprise Resource Planning
Codice Prodotto MePA:
CANTINF_S010
Il sistema è completamente personalizzabile e consente la gestione di tutti gli steps di attivazione, svolgimento e monitoraggio delle gare d’appalto e di assegnazione delle forniture indette mediante un sistema di archiviazione elettronica delle informazioni e di controlli automatici.
La struttura del sistema prevede le seguenti macroaree:
- Fornitori
- Gare d’appalto e ordini
- Monitoraggio contratti
- Fatturazione
- Amministrazione
- Document center
Fornitori:
l’entità fornitori ed i suoi attributi permette l’archiviazione completa di tutte le informazioni relative all’anagrafica dell’ente, informazioni per la fatturazione, agenda dei contatti.
Gare d’appalto e ordini:
consente l’archiviazione di tutti gli steps relativi allo svolgimento di una gara d’appalto indetta dall’amministrazione per la fornitura di beni o servizi, nel particolare l’impostazione dell’elenco dei partecipanti alla gara, la realizzazione dei comunicati di invito (fax, lettera, posta elettronica, modulistica predefinita) associati alla documentazione amministrativa e agli allegati tecnici, la procedura di assegnazione alla/e ditta/a appaltatrice e la stipula del contratto
Monitoraggio contratti:
il sistema consente la gestione di ogni singolo contratto per il quale impostate tutte le scadenze di consegna, collaudo, fatturazione, manutenzione e conclusione della garanzia e/o della fornitura. Associata ad i contratti sarà prevista un’anagrafica dei beni e dei servizi forniti da ciascun fornitore; ciascun bene, assegnato ad una specifica divisione dell’Ateneo sarà costantemente monitorato.
Fatturazione:
il sistema consente l’indicizzazione delle fatture, la possibilità di controllare le scadenze e una gestione contabile (non fiscali) della movimentazione dei fondi
Document center:
consente l’indicizzazione di documenti in formato elettronico (quali verbali, documentazione tecnica, fatture, lettere, ecc.) e l’associazione a ciascuno dei vari attori e/o a ciascuno degli steps previsti nei vari processi.
Controlli automatici:
il sistema prevede numerosi controlli automatici che, analizzando le informazioni contenute nella base di dati, forniscono all’utente messaggio di reportistica e avviso.
Tutto il sistema sopra descritto prevede un’interfaccia web (front office) per il pubblico nel quale potranno essere abilitate varie funzioni per l’interazione con l’Ufficio e un’interfaccia web di gestione interna con accesso multilivello (back office) per il personale dell’Ufficio ed in genere d’Ateneo.